மின்னணு ஆவண மேலாண்மை அமைப்பு (எட்ம்ஸ்) என்றால் என்ன? - டெக்கோபீடியாவிலிருந்து வரையறை

வரையறை - மின்னணு ஆவண மேலாண்மை அமைப்பு (EDMS) என்றால் என்ன?

எலக்ட்ரானிக் ஆவண மேலாண்மை அமைப்பு (ஈ.டி.எம்.எஸ்) என்பது பல்வேறு வகையான ஆவணங்களை ஒழுங்கமைத்து சேமிப்பதற்கான ஒரு மென்பொருள் அமைப்பு ஆகும். இந்த வகை அமைப்பு என்பது ஒரு குறிப்பிட்ட வகையான ஆவண மேலாண்மை அமைப்பாகும், இது ஒரு பொதுவான வகை சேமிப்பக அமைப்பாகும், இது பயனர்கள் காகிதம் அல்லது டிஜிட்டல் ஆவணங்களை ஒழுங்கமைக்கவும் சேமிக்கவும் உதவுகிறது. EDMS என்பது காகித ஆவணங்களை விட டிஜிட்டல் ஆவணங்களைக் கையாளும் ஒரு மென்பொருள் அமைப்பைக் குறிக்கிறது, இருப்பினும் சில நிகழ்வுகளில், இந்த அமைப்புகள் அசல் காகித ஆவணங்களின் டிஜிட்டல் ஸ்கேன் செய்யப்பட்ட பதிப்புகளையும் கையாளக்கூடும்.

ஒரு மின்னணு ஆவண மேலாண்மை ஒரு பெரிய அளவிலான டிஜிட்டல் ஆவணங்களை மையமாக சேமிக்க ஒரு வழியை வழங்குகிறது. இந்த அமைப்புகளில் பல திறமையான ஆவண மீட்டெடுப்புக்கான அம்சங்களையும் உள்ளடக்கியது.

டெக்கோபீடியா மின்னணு ஆவண மேலாண்மை அமைப்பு (EDMS) ஐ விளக்குகிறது

சில வல்லுநர்கள் எலக்ட்ரானிக் ஆவண மேலாண்மை அமைப்பு உள்ளடக்க மேலாண்மை அமைப்புடன் (சிஎம்எஸ்) நிறைய பொதுவானது என்று சுட்டிக்காட்டுகின்றனர். ஒரு பெரிய வேறுபாடு என்னவென்றால், பெரும்பாலான சிஎம்எஸ் அமைப்புகள் ஒரு மைய தளத்திலிருந்து பலவிதமான வலை உள்ளடக்கங்களைக் கையாளுவதை உள்ளடக்குகின்றன, அதே நேரத்தில் ஆவண மேலாண்மை அமைப்பு பெரும்பாலும் முதன்மையாக காப்பகத்திற்கு பயன்படுத்தப்படுகிறது.

டிஜிட்டல் ஆவணங்களுக்கு நல்ல வகைப்பாட்டை வழங்குவதற்காக, பல மின்னணு ஆவண மேலாண்மை அமைப்புகள் மெட்டாடேட்டா எனப்படும் சில கூறுகள் உட்பட ஆவண சேமிப்பிற்கான விரிவான செயல்முறையை நம்பியுள்ளன. ஒரு ஆவணத்தைச் சுற்றியுள்ள மெட்டாடேட்டா முக்கிய விவரங்களுக்கு எளிதான அணுகலை வழங்கும், இது காப்பகங்களைத் தேடுவோருக்கு காலவரிசை, தலைப்பு, முக்கிய சொற்கள் அல்லது பிற துணை உத்திகள் மூலமாகத் தேவையானதைக் கண்டறிய உதவும். பல சந்தர்ப்பங்களில், அசல் சேமிப்பக நெறிமுறைகளுக்கான குறிப்பிட்ட ஆவணங்கள் ஒரு மின்னணு ஆவண மேலாண்மை முறையை ஒரு வணிக அல்லது நிறுவனத்திற்கு மிகவும் மதிப்புமிக்கதாக மாற்றுவதில் ஒரு முக்கிய பகுதியாகும்.